Is rittenregistratie verplicht?

Is rittenregistratie in alle gevallen verplicht? Nee, rittenregistratie is niet verplicht op het moment dat je bijtelling betaalt. Maar het is wél verplicht als je bijvoorbeeld de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ hebt ingediend of als je gebruikmaakt van de vrijstelling bpm werkgever. In dit artikel schetsen ik verschillende situaties waarin een rittenregistratie verplicht is. Maar eerst leg ik uit wat rittenregistratie precies is.

Wat is rittenregistratie?

Een ritregistratie is een overzicht van alle in jouw zakelijke auto gereden ritten, per kalenderjaar. Als de Belastingdienst jouw ritgegevens opvraagt, kun je met zo’n rittenregistratie inzichtelijk maken hoeveel zakelijke kilometers en privékilometers je met de zakelijke auto hebt gereden. De Belastingdienst vraagt deze gegevens steekproefsgewijs op. Bijvoorbeeld wanneer je een verklaring geen privégebruik auto hebt ingevuld. Je vult zo’n verklaring in op het moment dat je weet dat het aantal kilometers dat per kalenderjaar privé wordt gereden 500 of minder is. Op deze manier voorkom je bijtelling. Ook op het moment dat er een vermoeden van fraude of nalatigheid is kan de Belastingdienst de ritgegevens opvragen.

Naast het handmatig bijhouden van jouw ritgegevens, kan dit natuurlijk ook automatisch met een ritregistratiesysteem (RRS). De ritgegevens worden dan met een GPS-systeem, ook wel bekend als black box, automatische opgeslagen.

Wanneer zo’n rittenregistratie nu precies verplicht?

Zoals ik hiervoor al heb aangegeven is een rittenregistratie niet verplicht, tenzij je de Belastingdienst ergens van wilt overtuigen. Bijvoorbeeld dat geen bijtelling hoeft te betalen omdat je minder dan 500 privékilometer per jaar in jouw zakelijke auto rijdt.

1: Auto niet privé gebruiken

Als je geen bijtelling wilt betalen, betekent dat dat je per kalenderjaar maximaal 500 privékilometer in jouw zakelijke auto mag rijden. Rij je dus 500 kilometer of minder, dan moet je de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ hebben ingediend bij de Belastingdienst. Met een (automatische)rittenregistratie toon je dus aan dat je aan de voorwaarden voldoet. Doet je dit niet, dan loop je kans op een fixe boete.

2: Vervoer- en rijkosten

Ben je werknemer en reis je met eigen vervoer naar jouw werk? Of bent je zzp’er? Dan geeft jouw werkgever of opdrachtgever jou mogelijk een vergoeding á € 0,19 per kilometer. Deze vergoeding is zowel voor werkgevers als voor zzp’ers belastingvrij. De btw die in de autokosten zit mag je als voorbelasting van het zakelijke deel aftrekken. Hiervoor moet je wel met een rittenregistratie aantonen welke ritten zakelijk en welke privé zijn.

3: Btw over privégebruik

Rij je als ondernemer in een (bestel)auto van de zaak en gebruik je deze auto ook privé, dan betaal je over dit privégebruik (als je omzet hebt die belast is voor de btw) btw. Ook betaal je btw over privégebruik wanneer je privé in een auto rijdt die je vanuit jouw onderneming leaset. De btw op de aanschaf van de auto, het onderhoud en het zakelijke gebruik ervan, mag je van jouw winst aftrekken.

4: Vrijstelling bpm werkgever

Heb je een onderneming die in het buitenland is gevestigd? Dan kun je van de Belastingdienst onder bepaalde voorwaarden een vrijstelling bpm werkgever krijgen voor een personenauto, bestelauto of motor met een buitenlands kenteken. Je hoeft dan geen (indirecte) belasting te betalen als je in Nederland een nieuw motorrijtuig koopt én registreert. Een van de voorwaarden is echter, dat uit de rittenregistratie blijkt dat je het motorrijtuig voor minimaal 50% in het buitenland gebruikt.

(Automatische) rittenregistratie als hulpmiddel

(Automatische) rittenregistratie is een handig en efficiënt hulpmiddel om zicht te krijgen op al jouw ritgegevens. Niet alleen kun je hierdoor tijd en geld besparen, ook kun je gemaakte kilometers verantwoorden aan jouw klanten. Daarbij heb je altijd een sluitende administratie voor de Belastingdienst. Hieronder lees je drie situaties wanneer een rittenregistratie als hulpmiddel dient.

1: Controle aantal privékilometers

Ben je werkgever en rijdt jouw werknemer in een leaseauto? Dan heb je hoogstwaarschijnlijk afspraken gemaakt over hoeveel privékilometer jouw werknemer maximaal per kalenderjaar in deze auto mag rijden. Dankzij een rittenregistratie heb je altijd zicht op het aantal zakelijke en privékilometers die er door de werknemer gereden zijn.

2: Declaratie kilometers

De kilometers die jij voor jouw klant rijdt mag je aan die klant doorrekenen. Door het gebruik van automatische rittenregistratie kun jij jouw klant heel eenvoudig tonen hoeveel kilometer je gereden hebt. Dit voorkomt ongemakkelijke situaties en discussies met je klant.

3: Inzicht aantal privékilometers

Tot op zekere hoogte is het betalen van bijtelling voor privékilometers in een zakelijke auto is in veel gevallen voordeliger dan de aanschaf van een privéauto. Deze bepaalde hoogte wordt ook wel het ‘‘break even point’’ genoemd. Om te achterhalen waar dit omslagpunt voor jou als werknemer of als wagenparkbeheerder (fleetmanager) ligt, is inzicht in het aantal gereden zakelijke en privékilometers nodig. Een rittenregistratie biedt hiervoor alle benodigde gegevens. Daarnaast biedt een voor tal van situaties een flexibele oplossing. Denk hierbij aan het uitlezen van tachografen tot het optimaliseren van jouw planning.

De voordelen op een rijtje

•   Fiscus-proof
•   Minder administratie
•   Meer tijd
•   Eenvoudig switchen tussen zakelijke- en privéritten
•   Uitgebreide rapportages
•   Live locatie: 24/7 zicht op het voertuig
•   In combinatie met een uitbreiding zicht op rijgedrag
•   Bovenstaande maakt bedrijfsprocessen optimalisatie mogelijk
•   Plug & Play

Zakelijke kilometers van jouw privéauto bijhouden

Ook wanneer je zakelijke kilometers maakt met jouw privéauto, dien je deze kilometers bij te houden. Met automatische rittenregistratie kun je eenvoudig aantonen hoeveel zakelijke kilometers en privékilometers je in jouw privéauto hebt gereden.

Kortom, rittenregistratie is dus erg handig voor iedereen die een leaseauto of auto van de zaak weleens privé rijdt en onder de 500 gereden kilometers in het jaar blijft. Met een sluitende rittenregistratie zorg je ervoor dat je geen bijtelling hoeft te betalen. Ook wordt de kans op boetes en naheffingen dankzij automatische rittenregistratie een stuk kleiner.